Tebi guide voor Cafés

Volg de volgende stappen om de Tebi App in te richten voor jouw café.

Onboarding

Als je je nog niet hebt aangemeld bij Tebi, zorg er dan voor dat je eerst de Onboarding stappen voltooit. Kort gezegd komt dit neer op:

• maak een Tebi account aan voor je café;
• het instellen van Tebi Payments zodat je betalingen kunt verwerken;
• en het bestellen van je terminal en andere hardware.

Inloggen

Log in op Tebi: in de Back Office, de Tebi App en op je terminals.

Stel je Prep Station in

Begin met het toevoegen van een Prep Station in de Tebi App. Je kunt kiezen om een digitaal prep station in te stellen of een printer te configureren om bonnen te printen. Je kunt het Prep Station toewijzen bij het aanmaken van je producten.

Maak je eerste product aan

Voordat je je eerste koffie kan verkopen, moet je eerst een product toevoegen in de App of in de Back Office.

Gebruik tags om producten in groepen te organiseren op je Verkoopscherm, zoals ‘Koffie’, ‘Thee’, of ‘Zoetigheden’. Een product kan meerdere tags hebben.

Toevoegen van modifiers aan je koffies

Voeg modifiers toe om bestellingen eenvoudig aan te passen. Modifiers maken het mogelijk om verschillende soorten melk te selecteren, ijsblokjes toe te voegen aan een limonade, of speciale bekers mee te geven voor een koffie-to-go.

Laten we cappuccinos als voorbeeld nemen, met de optie om verschillende soorten melk te kiezen die extra kosten hebben. Begin met het maken van aparte producten voor elk melktype (bijv. havermelk, sojamelk en amandelmelk).

Nu is het tijd om een product modifiergroep aan te maken, die in dit geval ‘Melk’ zou heten. Vervolgens voeg je de modifiers toe (dat wil zeggen, de verschillende soorten melk) en producten die gebruik maken van de modifiers (dat wil zeggen, koffies met melk zoals cappuccinos).

Een ander voorbeeld van een modifier zou kunnen zijn ‘Met ijs’. Dit is een modifier zonder extra kosten, wat betekent dat het een notitie modifier is. Maak een notitie modifier voor ijskoffie aan en voeg ‘Iced’ toe als notitie modifier aan de getagde groep ‘Koffies’ en aan je andere producten waarop dit van toepassing is.

Je product toevoegen aan het verkoopscherm

Nadat je je producten en modifiers hebt aangemaakt, voeg je ze toe aan je verkoopscherm zodat je personeel eenvoudig producten kan selecteren bij het verwerken van bestellingen. Pas je verkoopscherm aan zoals je wilt, bijvoorbeeld met verschillende tabs zoals ‘Koffie’ en ‘Zoetigheden’, met getagde groepen en verschillende kleurtjes. Ga verder met het toevoegen van je producten aan het verkoopscherm.

In dit voorbeeld wordt de getagde groep ‘Koffies’ toegevoegd aan het verkoopscherm, met daarin de producten ‘Cappuccino’, ‘Latte’, ‘Cortado’, ‘Espresso’ en ‘Koffie’. Door ze als ‘Koffie’ te taggen, worden ze gegroepeerd. Door op ‘Cappuccino’ te klikken, kun je modifiers zoals ‘om mee te nemen’ en het type melk selecteren.

Lees meer over wat je allemaal kan met Tebi Sales, zoals:

• shortcuts toevoegen voor producten met modifiers aan het verkoopscherm;
• je eerste verkoop maken;
• kortingen toevoegen;
• je voorraad opzetten en gebruiken;
• een betaling terugboeken;
• Splitten van een betaling, betalen voor afzonderlijke producten en samenvoegen van een betaling.

Navigeer door de instellingen van de Tebi App

Veel cafés kiezen ervoor om hun verkoopmodus in te stellen op balieverkoop, vooral wanneer klanten bij jou bestellen en direct betalen. Zodra de verkoop is afgerond, opent automatisch de volgende verkoop.

Als je meerdere klanten tegelijk bedient, kun je serviceverkoop selecteren als verkoopmodus.

Ga verder met de rest van de instellingen om ervoor te zorgen dat de Tebi App is ingericht zoals jij wilt. Hier vind je ook de instellingen voor het afdrukken van bonnen en keukendisplay.

Gebruikers toevoegen aan de Tebi App

Geef je team toegang tot de Tebi App en wijs een rol toe om te bepalen wat elke gebruiker kan zien en doen. Bekijk hier welke taken verschillende rollen kunnen doen. Je kunt nieuwe gebruikers toevoegen via de Back Office of de Tebi App.

Betaalmethoden

• Als de meeste van je betalingen met kaart worden gedaan, kun je dit instellen als je voorkeursbetaalmethode in Quick Pay. Zo hoef je niet na elke verkoop de betaalmethode te selecteren, waardoor je nog sneller betalingen kunt accepteren. Er is flexibiliteit ingebouwd om een andere betaalmethode te kiezen als dat nodig is.
• Als de normale betaalmethode niet werkt, of als een klant zijn of haar portemonnee is vergeten, kun je QR-betalingen als back-up inschakelen.
• Als je terminal kapot is en je wacht op een nieuwe, kun je QR-betalingen gebruiken of betalingen accepteren via Tap to Pay op je iPhone.
• Activeer contant geld als betaalmethode. Met Tebi kun je eenvoudig het aantal contante betalingen en fooien bijhouden.
• Maak accounts aan voor je vaste klanten, zodat je ze snel en eenvoudig aan verkopen kunt toevoegen, en ze achteraf kunnen betalen via het sturen van een factuur.

Terminal display

Je kunt je fooi-instellingen inschakelen in de Tebi Back Office onder het kopje Terminals. Je kunt maximaal vier fooienopties instellen in percentages of bedragen.

Je kunt ook het scherm op de terminal personaliseren door je logo te tonen en toegang tot Tebi en andere apps te blokkeren.

Ontdek andere functies

• Plattegrond: stel een plattegrond in als je café zitplaatsen heeft, zodat je verkopen aan specifieke tafels kunt toewijzen.
• Reserveringen: beheer je reserveringen met Tebi. Je kunt reserveringen ook gebruiken om boekingen voor workshops of speciale evenementen te regelen.

Tebi administratie

Ontdek meer over hoe je toegang krijgt tot je financiële gegevens, je uitbetalingen kunt bekijken en rapporten kunt inzien: zie Tebi administratie.

Problemen en support

Gefeliciteerd, je bent helemaal klaar om te beginnen! Als je verder tegen problemen aanloopt, bekijk dan onze troubleshooting artikelen of neem contact op via [email protected].